GEGEVENSBEHEERDER
Het Platform voor de Samenlevingsdienst, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te Hamerstraat 21, 1000 Brussel, is "Verantwoordelijke voor de verwerking" in de zin van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna "de GDPR").
TOEPASSINGSGEBIED
Elke natuurlijke persoon - als lid, werknemer, jongere in samenlevingsdienst, partner, gastorganisatie, docent, trainer, bijdrager, stagiair, vrijwilliger, leverancier, werknemer van een juridische entiteit in een relatie met de verantwoordelijke voor de verwerking of in enige andere hoedanigheid - van wie persoonsgegevens worden verwerkt door het Platform voor de Samenlevingsdienst zijn onderwerp van deze handleiding.
ALGEMENE PRINCIPES
Het Platform voor de Samenlevingsdienst garandeert dat elke verwerking van persoonsgegevens die het uitvoert, in overeenstemming is met de GDPR.
Dientengevolge :
implementeert het de passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de verwerking wordt uitgevoerd in overeenstemming met de beginselen van de GDPR;
zorgt het ervoor dat het de wettelijke bepalingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens naleeft. Daartoe zorgt zij ervoor dat haar hulpmiddelen, producten, toepassingen of diensten de beginselen van gegevensbescherming van meet af aan effectief integreren (beginsel van gegevensbescherming door ontwerp);
garandeert zij alleen die gegevens te verzamelen, te verwerken of te gebruiken die noodzakelijk zijn voor de specifieke doeleinden van de verwerking die zij uitvoert. Dit geldt voor de hoeveelheid verzamelde persoonsgegevens, de omvang van de verwerking, de bewaartermijn en de toegankelijkheid ervan (beginsel van gegevensbescherming door standaardinstellingen).
DOEL VAN DE VERWERKING
Het doel van de persoonsgegevens die door het Platform voor de Samenlevingsdienst worden verzameld en gebruikt, is om de taken te kunnen uitvoeren die het platform statutair zijn toegewezen en om de aangeboden diensten te verbeteren.
Doel van de vereniging
Het doel van de vereniging is het promoten en organiseren van een Samenlevingsdienst in België. Samenlevingsdienst is een programma dat iedereen die in België woont de mogelijkheid biedt om zich voltijds en permanent in te zetten voor een project van algemeen belang om sociale diversiteit, solidariteit, individuele autonomie en burgerschap te bevorderen, en dat gepaard gaat met een vergoeding en een burgerschaps opleidingen.
Belangrijkste activiteiten
De vereniging mag alle middelen aanwenden die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van haar doel. Met het oog op het bovenstaande kan de vereniging in het bijzonder alle eigendommen of zakelijke rechten verwerven, huren of leasen, personeel aanwerven, geldige contracten afsluiten, fondsen werven, giften en legaten, openbare of particuliere subsidies ontvangen, kortom alle activiteiten uitvoeren of laten uitvoeren die haar doel rechtvaardigen.
Bij het nastreven van haar doelen voert de vereniging activiteiten uit zoals, maar niet beperkt tot, het volgende:
De effectieve implementatie van de Samenlevingsdienst in België, d.w.z. het administratieve, financiële en operationele beheer van het programma, zoals de ondertekening van overeenkomsten met gastorganisaties, de organisatie van vormingsmodules voor burgerschap, de mobilisatie en ondersteuning van jongeren in samenlevingsdienst enz.
Netwerkactiviteiten, in het bijzonder het samenbrengen van een groeiende en gediversifieerde reeks partners van de samenlevingsdienst in België;
Communicatieactiviteiten, waaronder het organiseren van persconferenties, het schrijven van persberichten en het publiceren van artikelen, brochures, boeken en documentaires;
Onderzoeksactiviteiten, met name het activeren van een onderzoekscomité, het organiseren van seminaries, onderzoeksstudies, multidisciplinaire publicaties, presentaties op conferenties en samenwerking met de overheidsdiensten van andere landen;
Bewustmakingsinitiatieven gericht op het maatschappelijk middenveld, overheidsdepartementen en de politiek, waaronder conferenties, diverse evenementen en bewustmakingscampagnes;
Fondsenwervingsactiviteiten zoals het werven van publieke en particuliere financiers, reageren op oproepen voor projecten, filantropische stichtingen benaderen, enz.
De vereniging stimuleert uitwisselingen met soortgelijke Europese en internationale programma's.
De verschillende verwerkingen van persoonsgegevens die door het Platform voor de Samenlevingsdienst worden uitgevoerd, zijn gebaseerd op :
wettelijke en reglementaire verplichtingen (rechtvaardiging van subsidies, arbeidsrechtelijke verplichtingen, enz.);
contractuele verplichtingen, zoals de administratie van inschrijvingen voor activiteiten, het beheer van human resources (vrijwilligers, stagiairs, enz.), de goede uitvoering van partnerschappen, contracten afgesloten met onderaannemers, dienstverleners, leveranciers, klanten, stakeholders;
gerechtvaardigd belang om te communiceren over haar activiteiten;
toestemming om het beeld of de stem van de betrokken personen vast te leggen/uit te zenden.
VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS
De meeste verwerkingen vereisen het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens met betrekking tot de identiteit en de contactgegevens van de betrokkenen (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres, geslacht, enz.)
Daarnaast kunnen andere aanvullende persoonsgegevens met betrekking tot de betrokken personen worden verzameld, afhankelijk van de aard van de uitgevoerde verwerking, zoals :
voor verwerking met betrekking tot personeelsbeheer en beloning: functietitel, opleidingsniveau, salaris, bonussen, disciplinaire sancties, evaluatie binnen het bedrijf, nationaal nummer, enz.
voor verwerking van financiële stromen: btw-nummer, bankgegevens,
voor verwerkingen met betrekking tot de operationele activiteiten van het Platform voor de Samenlevingsdienst: administratieve status, sociale status, bron van inkomsten, gezinssituatie, gezondheidsgegevens, juridische gegevens ,etnische afkomst, geloofsovertuiging, lidmaatschap van een vakbond, politieke overtuiging, nationaal nummer, enz.
TOEGANG TOT GEGEVENS
1. Recht op toegang en informatie.
Alleen bevoegde personen hebben toegang tot de relevante persoonsgegevens om hun taken uit te voeren. Zij zijn verplicht tot geheimhouding en naleving van alle technische voorschriften met betrekking tot gegevensbeveiliging.
2. Gastorganisatie
De persoonsgegevens worden doorgegeven aan de gastorganisatie waarbij de jongere in een Samenlevingsdienst programma zijn of haar opdracht uitvoert, met het oog op een goede begeleiding van de jongere. Gastorganisaties moeten de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (of “RGPD”) strikt naleven, alle gebruikelijke voorzorgsmaatregelen nemen om de vertrouwelijkheid van de informatie waartoe zij toegang hebben te beschermen.
3. Onderaannemers van het Platform voor de Samenlevingsdienst
Voor het uitvoeren van bepaalde verwerkingen doet het Platform voor de Samenlevingsdienst een beroep op derden die voor en namens het Platform voor de Samenlevingsdienst taken en de bijbehorende gegevensverwerking uitvoeren. Deze derden worden “verwerkers” genoemd onder de gegevensbeschermingswetgeving. Deze onderaannemers hebben hun eigen beveiligings- en gegevensbeschermingsbeleid dat voldoet aan de GDPR-wetgeving.
Het Platform voor de Samenlevingsdienst geeft bepaalde persoonsgegevens door aan externe dienstverleners zoals verzekeringsmaatschappijen, landmeters, IT-systeem dienstverleners, ondersteunings-, hosting-, drukkerijen en andere soortgelijke externe verkopers en uitbestede dienstverleners die ons helpen bij het uitvoeren van onze activiteiten.
4. Subsidieverlenenden instanties
Het Platform voor de Samenlevingsdienst moet persoonsgegevens toegankelijk maken voor overheidsinstanties die betrokken zijn op grond van een wettelijke verplichting in het kader van subsidies en audits (Waalse regering, Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Cocof, ESF, enz.)
DUUR VAN BEWARING
De gegevens van personen die interesse hebben getoond in de acties en activiteiten van het Platform voor de Samenlevingsdienst worden bewaard in overeenstemming met art 5 van de GDPR verordening, d.w.z. voor de periode die overeenkomt met het doel of totdat de toestemming expliciet wordt ingetrokken door de betrokken persoon.
We bewaren de informatie die we over je verzamelen zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor we weten dat ze verzameld is en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en legitieme zakelijke belangen.
Sommige informatie kan echter langer worden bewaard voor archivering doeleinden in het algemeen belang of voor wetenschappelijk onderzoek. In dit geval worden de gegevens gepseudonimiseerd of geanonimiseerd en is de toegang beperkt tot personen die specifiek voor deze doeleinden verantwoordelijk zijn.
RECHTEN VAN BETROKKEN PERSONEN
Volgens de GDPR worden aan betrokkenen van wie het Platform voor de Samenlevingsdienst persoonsgegevens verwerkt, de onderstaande rechten toegekend.
5. Recht op toegang en informatie.
U heeft het recht op toegang tot uw gegevens, d.w.z. het recht op toegang, zonder dat u uw verzoek hoeft te motiveren, tot uw persoonsgegevens die door het Platform voor de Samenlevingsdienst worden verwerkt. U kunt ook een kopie van de verwerkte gegevens opvragen. Het Platform voor de Samenlevingsdienst kan betaling vragen van een redelijke vergoeding gebaseerd op de administratieve kosten met betrekking tot het aan haar gerichte verzoek. U kan zich ook verzetten tegen elk verzoek dat kennelijk onrechtmatig is.
6. Recht op rechtzetting
U heeft het recht om van het Platform voor de Samenlevingsdienst zo snel mogelijk de rechtzetting te verkrijgen van persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Als de gegevens worden gecorrigeerd, zal het Platform voor de Samenlevingsdienst elke onderaannemer of partner aan wie uw persoonsgegevens kunnen zijn meegedeeld op de hoogte brengen, tenzij een dergelijke communicatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vereisen.
7. Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden")
U hebt het recht om van het Platform voor de Samenlevingsdienst te eisen dat uw persoonsgegevens zo snel mogelijk worden gewist in de volgende gevallen:
de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld;
de verwerking van de gegevens was uitsluitend gebaseerd op uw toestemming, die u hebt ingetrokken;
u maakt op gegronde reden bezwaar tegen de verwerking.
8. Recht op beperking
U hebt het recht om van het Platform voor de Samenlevingsdienst de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen wanneer een van de volgende situaties van toepassing is:
U betwist de juistheid van de persoonsgegevens. In dit geval geldt de beperking alleen voor een periode die het Platform voor de Samenlevingsdienst in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
De verwerking is onwettig en in plaats van te verwijderen verzoekt u om het gebruik ervan te beperken;
Het Platform voor de Samenlevingsdienst verwerkt uw gegevens niet langer voor de doeleinden van de verwerking, maar het is nog steeds noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
U kunt aantonen dat u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.
Indien de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt, is het Platform voor de Samenlevingsdienst verplicht dit te melden aan elke verwerker of partner aan wie de persoonsgegevens kunnen zijn verstrekt, tenzij een dergelijke melding onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
9. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om te verzoeken dat de gegevens die u aan het Platform de Samenlevingsdienst heeft verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat naar u worden verzonden. Verder heb je het recht om je gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke zonder dat het Platform voor de Samenlevingsdienst dit kan verhinderen.
U kunt ook verzoeken dat uw gegevens rechtstreeks door het Platform voor de Samenlevingsdienst worden doorgegeven aan een andere gegevensbeheerder waar dit technisch mogelijk is.
10. Recht op bezwaar
U hebt te allen tijde het recht om op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
In dit geval moet het Platform voor de Samenlevingsdienst onmiddellijk stoppen met de verwerking van de betreffende gegevens, tenzij :
Het aantoont dat er dwingende legitieme gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden;
Het aantoont dat er gronden zijn die dienen voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
DE AFGEVAARDIGDE VOOR GEGEVENSBESCHERMING
Als u een van de hierboven vermelde rechten wilt doen gelden of informatie wilt verkrijgen over uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de aangewezen afgevaardigde voor gegevensbescherming op het volgende e-mailadres: dpo@samenlevingsdienst.be
Aangezien uw gegevens van persoonlijke aard en dus vertrouwelijk zijn, moet uw verzoek vergezeld gaan van een kopie van uw identiteitskaart als bewijs daarvan.
Het Platform voor de Samenlevingsdienst verbindt zich ertoe elk verzoek binnen een redelijke termijn te beantwoorden, en in ieder geval binnen een termijn van maximaal 30 kalenderdagen vanaf de ontvangst van uw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek, en in overeenstemming met de GDPR, kan de antwoordtermijn echter worden verlengd tot drie maanden.
KLACHTEN
In geval van onenigheid of het uitblijven van een antwoord, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan u de volledige contactgegevens kunt vinden op: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
WIJZIGINGEN
Deze handleiding voor gegevensbescherming kan onderhevig zijn aan wijzigingen en aanvullingen als gevolg van wetgevende of andere ontwikkelingen (in het bijzonder met betrekking tot de technologische middelen die worden gebruikt voor gegevensverwerking). Controleer deze pagina regelmatig, omdat deze altijd de meest actuele versie bevat die van toepassing is zodra deze online wordt geplaatst.